Wat is archiveren?

Archiveren is alles wat nodig is om informatie duurzaam toegankelijk te maken. Zo kunnen niet alleen huidige gebruikers de informatie vinden en gebruiken, maar kunnen toekomstige gebruikers dat ook. Archiveren is niet alleen het bewaren van informatie.

 

Alles uitklappen

We archiveren informatie om de volgende redenen:

  • Werk goed te doen: medewerkers hebben informatie nodig om hun werk goed te kunnen doen. Ze moeten bijvoorbeeld weten wat besproken wordt in bepaalde vergaderingen en welke besluiten genomen zijn. Maar ook waar installaties in een gebouw zitten of welke informatie al verzameld is bij een bepaald onderzoek.
  • Verantwoording af te leggen: de overheid is een publieke organisatie. Publieke organisaties moeten zich kunnen verantwoorden over hun werk. Denk bijvoorbeeld aan een WOB -verzoek, parlementair onderzoek, maar ook door middel van managementrapportages en auditrapporten. 
  • Rechtszekerheid: als burger en bedrijf wil je kunnen terug vinden wat je rechten zijn. Diploma’s moeten goed geregistreerd staan, je moet kunnen vinden of bepaalde grond van jou is en je wilt graag een VOG ontvangen als dat nodig is.
  • Onze geschiedenis: Tot slot is het belangrijk dat informatie bewaard blijft vanuit een erfgoedperspectief. De verhalen van vandaag zijn de geschiedenis van ons land van morgen.

Informatie is van grote waarde

We archiveren om informatie voor korte of langere tijd veilig te stellen en daarom is archiveren ook bij wet verplicht. De Archiefwet verplicht overheden om hun informatie zorgvuldig te beheren zodat deze toegankelijk is en blijft. Daarnaast zijn er veel andere wetten waarin elementen van duurzame toegankelijkheid terugkomen. Denk maar aan de Wet openbaarheid van bestuur en de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Duurzaamheid betekent dat informatie bestand is tegen verandering. Toegankelijkheid kenmerkt zich door vijf kwaliteitskenmerken : 

  • Vindbaar: gebruikers kunnen alle relevante informatie snel en eenvoudig vinden. 
  • Beschikbaar: de gebruiker kan eenvoudig gevonden informatie opvragen. 
  • Leesbaar: de gebruiker beschikt over de juiste instrumenten zoals systemen, software, etc. om informatie te openen en te bekijken. Zonder dat hierdoor de inhoud aangetast wordt.
  • Interpreteerbaar: de gebruiker kan betekenis aan de informatie geven. De gebruiker weet wanneer en door wie de informatie is gemaakt. In welke context de informatie is gemaakt en gebruikt. Wat de status is van de informatie. En kent de definitie van de begrippen die gebruikt zijn.
  • Betrouwbaar: de gebruiker kan ervan op aan dat de informatie opgeslagen is op het moment en door de persoon zoals aangegeven. Dat er sindsdien geen wijzigigingen zijn aangebracht. Hetzij per ongeluk of met opzet. En kan achterhalen wat er in de loop van de tijd met de informatie is gebeurd. Zodat hij of zij kan inschatten of de betrouwbaarheid daardoor is aangetast. Bijvoorbeeld als er conversiesoftware is gebruikt waarvan achteraf is vastgesteld dat er fouten in zaten.

Deze kwaliteitskenmerken staan uitgebreid beschreven in de DUTO-wiki.

Om aan de kwaliteitskenmerken te kunnen voldoen, dienen organisaties invulling te geven aan een aantal aspecten.

  • Het verankeren van de kwaliteitskenmerken in het bestaande informatiebeleid en hiervan afgeleide procedures;
  • Het toekennen van rollen (gebruiker, ontwerper en beslisser) en bijbehorende verantwoordelijkheden in de informatie-beheerorganisatie ;
  • Het beschikbaar stellen van middelen (geld, mensen, systemen, training) om duurzame toegankelijkheid van informatie te faciliteren;
  • Het ontwikkelen van generieke beheerinstrumenten (zoals selectielijsten).
  • Het ontwerpen en implementeren van archiveringssystemen. Dit kunnen vakapplicaties zijn met bepaalde archiveringsfunctionaliteiten of systemen die specifiek bedoeld zijn voor het archiveren van informatie;
  • Het toepassen van beheerinstrumenten, zoals selectielijsten; 
  • Het inrichten van specifieke informatiebeheerprocessen, zoals voor tijdige vernietiging van informatie.

Wij ondersteunen overheidsorganisaties en andere archiefinstellingen bij het beheren van hun eigen informatie. Zodat deze duurzaam toegankelijk is en blijft.

  • Hulp bij archiveren: Aan de slag met archiveren: voor papieren en digitaal archief of by design.
  • Producten en diensten: Advies over en beheerdiensten voor duurzame toegankelijkheid van digitale informatie binnen de overheid.
  • DUTO-wiki: Richtlijnen voor overheidsorganisaties om hun digitale informatie duurzaam toegankelijk te maken.